বিদ্যালয়ে কাব দল পরিচালনার জন্য যে রেজিষ্টারগুলো মেইন্টেইন করতে হয়

প্রতিটি কাব ইউনিটে যে যে রেজিস্টার মেইনটেইন করা জরুরী তার তালিকাসহ পূর্ণ বিবরণের তথ্যের প্রয়োজনীয়তা অনেকদিন ধরেই উপলব্ধি করছিলাম। কিন্তু এসব তথ্য কোনো একটি বিদ্যালয়ের সকল দলিল দস্তাবেজ ঘেটেও পাওয়া কঠিন। আর যারা কাব কার্যক্রমে একেবারেই নবীন তাদের জন্য রীতিমত কষ্টকর। আজ আমি সেই নবীন ইউনিট লিডার ভাই ও বোনদের জন্য আমার অভিজ্ঞতা থেকে লেখার চেষ্টা করছি। আমার এ লেখার দ্বারা যদি ইউনিট লিডার ভাই ও বোনদের সামান্যতম উপকার হয় তবে তাই হবে আমার লেখার পুরস্কার।

কাব ইউনিট ব্যবস্থাপনায় মোট ১৪টি বই বা রেজিস্টার বই সংরক্ষণ করতে হয়। নিচে একে একে সবগুলোর তথ্য ও কিভাবে তা মেইনটেইন করতে হবে তার বর্ণনা দেয়া হলঃ

১। গ্রুপ কমিটি রেজুলেশন বইঃ অন্য সকল সভার কার্যবিবরণী লেখার খাতা বা বইয়ের মতোই এটি গ্রুপ কমিটির সভা ও এর সকল কার্যবিবরণী লেখার জন্য ব্যবহার করা হয়। রেজুলেশন লেখার ধরণ বিস্তারিত জানতে পেজের সবচেয়ে নিচে দেখুন। 

২। প্যাক মিটিং রেজিস্টারঃ প্রতি সপ্তাহের প্যাক মিটিং এর পূর্ণ বিবরণ সম্বলিত এই রেজিস্টার। একটি প্যাক মিটিং এ যত সময়ব্যাপী কার্যক্রম পরিচালনা করা হয় তার সবই এই রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ আছে। শুধুমাত্র স্থান, তারিখ, সময়, নতুন পাঠ এর নির্ধারিত স্থানে সামান্য কিছু লেখা আছে। কোনো কোনো ক্ষেত্রে অপশনে টিক চিহ্ন দিয়ে সাপ্তাহিক প্যাক মিটিং রেজিস্টার মেইনটেইন করা যায়।

  প্যাক মিটিং রেজিস্টার 

৩। চাঁদা আদায় রশিদ বইঃ কাব ইউনিট পরিচালনার জন্য টাকার প্রয়োজন। আর এ প্রয়োজন সাধারণত মেটানো হয় বিভিন্ন ভাবে প্রাপ্ত অনুদান থেকে। অনুদান প্রাপ্ত অর্থের হিসাব যাতে ঠিক থাকে এজন্য চাঁদা আদায় রশিদ ব্যবহার করা হয়। রশিদ ব্যতিত কোনো অর্থ গ্রহণ করা উচিত নয়। এছাড়া কাবদের দেয় সাপ্তাহিক চাঁদাও রশিদের মাধ্যমে গ্রহণ করা উচিত।

 চাঁদা আদায় রশিদ বই

৪। কাব ভর্তি রেজিস্টারঃ কাব ভর্তির জন্য একটি রেজিস্টার মেইনটেইন করা খুবই জরুরী। রেজিস্টারে যেসব বিষয় অন্তর্ভূক্ত করা প্রয়োজন তা হল- কমিক, কাব সদস্যের নাম, পিতার নাম, মাতার নাম, ঠিকানা, জন্ম তারিখ, অভিভাবকের স্বাক্ষর, ভর্তির তারিখ, শ্রেণি, রোল, প্রতিটি ব্যাজ প্রাপ্তির তারিখ, শিশুর অবস্থান ও মন্তব্য। কাব ভর্তি রেজিস্টার নিম্নরূপ হতে পারে।

 কাব ভর্তি রেজিস্টার

 ৫। দীক্ষা প্রদান ও ব্যাজ প্রদান রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে দীক্ষা প্রদান ও কোন ব্যাজ কখন প্রদান করা হয়েছে তার তথ্য সন্নিবেশন করা হয়। প্রতিটি কাবের জন্য একটি করে পৃষ্ঠা বরাদ্দ থাকে। দীক্ষা প্রাপ্ত কাবের নাম, পিতা ও মাতার নাম, ঠিকানা, শ্রেণি ও রোল এবং দীক্ষা ও ব্যাজ প্রাপ্তীর তারিখ উল্লেখ করা হয়। এই রজিস্টারটি নিম্নরূপ হতে পারে।

 দীক্ষা প্রদান ও ব্যাজ প্রদান রেজিস্টার

৬। কাব হাজিরা রেজিস্টারঃ এতে কাবের নিজ ষষ্ঠকের নাম, কাবের নাম, ভর্তি রেজিস্টারে নিবন্ধিত রেজিস্ট্রেশন নম্বর ও প্যাক মিটিং এর তারিখ থাকে। তারিখ অনুযায়ি কাব উপস্থিত থাকলে প্রযোজ্য ঘরে টিক চিহ্ন দেয়া হয়। অনুপস্থিত থাকলে ক্রস চিহ্ন দেয়া হয়।

 কাব হাজিরা রেজিস্টার

৭। কাব ইউনিট আয়-ব্যয় হিসাব রেজিস্টারঃ এটি একটি সাধারণ জমা-খরচ খাতা। খাতার ভিতরে ক্রমিক, বিবরণ, আয়, ব্যয় ইত্যাদি শিরোনামে ছক তৈরি করে আয় ব্যয়ের হিসাব লেখা হয়। এটি একটি ইউনিটের সকল আয়-ব্যয়ের হিসাবের একমাত্র খাতা।একেক্যাশ খাতাও বলা হয়।

৮। কাব স্টক রেজিস্টারঃ ক্রয়কৃত বা সংগৃহিত জিনিসপত্রের তথ্যসম্বলিত রেজিস্টারই হল স্টক রেজিস্টার। এক্ষেত্রে ইউনিটের স্থায়ী সম্পদগুলোর তথ্য এখানে সন্নিবেশিত করতে হবে। শিক্ষার্থীদের দেওয়ার জন্য স্কার্ফ, ব্যাজ ইত্যাদি এখানে থাকবে না। এগুলোর জন্য আলাদা ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টার ব্যবহার করতে হবে। এতে ক্রমিক, জিনিসের বিবরণ, ক্রয়/সংগ্রহের তারিখ, পরিমাণ, মূল্যমান, সংগ্রহকারীর তথ্য, মন্তব্য ইত্যাদি শিরোনামে ছকে তথ্য সন্নিবেশন করা যেতে পারে। এছাড়া প্রয়োজন অনুযায়ি তথ্য সন্নিবেশন করা যেতে পারে। স্টক রেজিস্টারের ভেতরের পৃষ্ঠাগুলো এরকম হতে পারে।

ক্রমিক	বিবরণ	ক্রয়/ সংগ্রহের তারিখ	পরিমান	মূল্যমান	সংগ্রহকারীর তথ্য	মন্তব্য
১	ইউনিট পতাকা	১৫/১০/১৬	১	৩০০৳	বাশার
২	সদস্য ব্যাজ বই	১৬/১০/১৬	১	১২৳	বাশার

৯। পরিদর্শন বইঃ কাব ইউনিট পরিদর্শনে কোনো উর্ধ্বতন কর্মকর্তা অথবা স্কাউটার এলে পরিদর্শন অভিজ্ঞা ও প্রয়োজনীয় মতামত প্রকাশ করেন এই বইয়ে। পরিদর্শন বই নিম্নরূপ হতে পারে।

 ১০। নোটিশ বইঃ কাব গ্রুপ কমিটির মিটিং এর প্রয়োজন হলে এই বইয়ে সভার স্থান, তারিখ, সময় ও কমিটির সকল সদস্যের নামসহ নোটিশ লেখা হয়। সভার আলোচ্য বিষয়সহ নোটিশ বই সদস্যদের নিকট গিয়ে পড়ে শোনানো বা পড়ে নিশ্চিত হয়ে অবগতির স্বীকারোক্তির প্রেরণ করা হয়। সদস্যগণ বইয়ে স্বাক্ষর করে অবগতির ব্যাপারে নিশ্চিত করেন।

১১। প্রোগ্রাম রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে আগামী এক বছরে আপনার কাব ইউনিট কাবদের জন্য কি কি শিখন-শেখানো কার্যক্রম পরিচালনা করবেন তার একটি পরিকল্পনা করা হয়। বাংলাদেশ স্কাউটস এর নির্ধারিত প্রোগ্রাম বইয়ে দেয়া কাবদের সিলেবাস স্তর অনুযায়ি (যেমন- সদস্য ব্যাজ, তারা ব্যাজ, চাঁদ ব্যাজ, চাঁদতারা ব্যাজ ও শাপলা কাব অ্যাওয়ার্ড ইত্যাদি) বিভাজন করে তার পরিকল্পনা করা হয়। বার্ষিক প্রোগ্রাম পরিকল্পনা নিম্নরূপ ছকে সন্নিবেশিত করা যেতে পারে।

প্রোগ্রাম রেজিস্টার

 

১২। প্রশিক্ষণ উপকরণ রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে কাব প্রশিক্ষণ কার্যক্রমে ব্যবহৃত সকল উপকরণের তথ্য লিপিবদ্ধ করা হয়। ক্রমিক, উপকরণের নাম, সংখ্যা ইত্যাদি শিরোনামে ছক তৈরি করে তথ্য সন্নিবেশিত করা হয়।

১৩। লগ বইঃ এটি একটি কাব ইউনিটের বিভিন্ন সময় বিভিন্ন অনুষ্ঠান আয়োজনের রেকর্ড এবং কাব অভিযান ও কাব ক্যাম্পুরীতে যোগদানের রেকর্ড সংরক্ষণ বই। লগ বই আপনার প্রয়োজন মতো তৈরি করে নিতে পারেন।

ব্রাহ্মণকুশিয়া সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয় ঠিকানাঃ গ্রাম- ব্রাহ্মণকুশিয়া, ডাকঘর- ঘারিন্দা, উপজেলা- টাঙ্গা্ইল সদর, জেলা- টাঙ্গাইল রেকর্ড সংরক্ষণ সময়কালঃ 01/05/17 – 31/05/17
ক্রমিক	বিবরণ	স্থান	আরম্ভ	শেষ	দূরত্ব কি.মি.	কাব সদস্য সংখ্যা	মন্তব্য
১	প্যাক মিটিং	বিদ্যালয় মাঠ	12/05/17	12/05/17	০	42
২	কাব কার্ণিভাল	বিদ্যালয় মাঠ	19/05/17	19/05/17	০	48
৩	উপজেলা কাব ক্যাম্পুরী	জেলাসদর বালিকা উচ্চ বিদ্যালয়	27/05/17	31/05/17	৭	6
................. স্বাক্ষর প্রধান শিক্ষক				................ স্বাক্ষর ইউনিট লিডার

১৪। ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে কাব ডেনে যতগুলো ব্যাজ সংরক্ষণ করা আছে বা তার মোট পরিমাণ কত তার তথ্য হালনাগাদ করা হয়। এটি প্রতি সপ্তাহে অথবা মাসে একবার হাল নাগাদ করা হয়। 

ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টার

যেভাবে গ্রুপ কমিটি গঠন ও রেজুলেশন লেখা হয়

বাংলাদেশের প্রতিটি সরকারি ও বেসরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয়গুলোতে কাব ইউনিট গঠন ও পরিচালনা করার নির্দেশনা রয়েছে। কিন্তু দুঃখজনক হলেও সত্য যে কোনো বিদ্যালয়ে প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত কাব ইউনিট লিডার না থাকলে সে বিদ্যালয়ে কাব ইউনিট বা দল খোলা যায় না। আর বাংলাদেশ স্কাউটস এর জেলা ও উপজেলা পর্যায়ে অফিসগুলো থেকে ইউনিট লিডার ট্রেইনিং দেওয়া হলেও দল খোলা ও তাদের সংরক্ষিত দলিলপত্রাদি কিভাবে সংরক্ষণ করা হবে তার কোনো ব্যবহারিক ট্রেইনিং দেওয়া হয় না। ফলে কোনো কোনো বিদ্যালয়ে দল খোলে কাব কার্যক্রম চালু করা হলেও তার দলিল পত্রাদি সংরক্ষণ করা সম্ভব হয় না। আমি একজন নবদীক্ষাপ্রাপ্ত ইউনিট লিডার হিসেবে এর প্রয়োজনীয়তা অনেকদিন ধরে অনুভব করেছি। আজ আমি আমার মতো সকল নতুন ইউনিট লিডার ভাইদের জন্য লিখছি। আমার এ লেখার দ্বারা আপনাদের সামান্যতম উপকার হলেও আমার এ লেখা সার্থক হবে। কাব ইউনিট সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য একটি কমিটি গঠন করা হয়। এই কমিটির নাম গ্রুপ কমিটি। গ্রুপ কমিটিতে মোট নয়জন সদস্য থাকে। এরমধ্যে তিনটি পদ সংরক্ষিত এবং বাকি ছয়টি পদ নির্বাচিত। বিদ্যালয়ের প্রধান শিক্ষক গ্রুপ কমিটির সভাপতি, সিনিয়র ইউনিট লিডার সম্পাদক এবং জুনিয়র ইউনিট লিডার (যদি থাকে) সহকারী সম্পাদক হিসেবে নির্ধারিত থাকেন। বাকী ছয়জন সদস্য। এর মধ্যে কাব সদস্যের অভিভাবকদের মধ্যথেকে দুইজন সদস্য নির্বাচিত হবেন। কাব ইউনিটের খরচ নির্বাহে অনুদান দাতাদের মধ্যথেকে দুইজন সদস্য নির্বাচিত হবেন। অর্থাৎ বিদ্যালয়ের ম্যানেজিং কমিটি নির্বাচনে যেমন দুইজন বিদ্যুৎসাহী থাকেন তেমনি গ্রুপ কমিটিতে দুইজন দাতা সদস্য থাকেন। বাকী দুইজন সদস্য বিদ্যালয়ের শিক্ষকদের মধ্যথেকে নির্বাচিত হন। বিদ্যালয়ের শিক্ষক দুইজনকে নির্বাচনের ক্ষেত্রে সিনিয়রিটি ও কাব কার্যক্রমের প্রতি আগ্রহীদের বিবেচনায় এনে নির্বাচন করা যেতে পারে।

সভার কার্যক্রমঃ

সিনিয়র ইউনিট লিডার- পদাধিকার বলে এ সভার সভাপতি হিসেবে এ বিদ্যালয়ের প্রধান শিক্ষক সাহেব, আপনাকে আসন গ্রহণ করার জন্য সভার কাজ শুরু করার অনুমতি প্রার্থনা করছি।

সভাপতি/প্রধান শিক্ষক- সভার কাজ আরম্ভ করার জন্য অনুমতি দেওয়া হল।

    সিনিয়র ইউনিট লিডার- প্রিয় সুধি, আসসালামু আলাইকুম। আজ আমরা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজে এখানে সমবেত হয়েছি। আমাদের বিদ্যালয়ে কাব কার্যক্রম একটি নতুন বিষয়। কাব হলো স্কাউট আন্দোলনের একটি শাখা যা ছয় থেকে এগারো বছর বয়সের শিশুদের নিয়ে গঠন করা হয়। আর স্কাউট আন্দোলন হলো শিশুদের হাতে কলমে শিক্ষাদানের মাধ্যমে শারীরিক, মানষিক ও নৈতিক বিকাশ সাধন করা। আর এই আন্দোলনকে চলমান ও বেগবান করতে একটি কমিটি গঠন করা প্রয়োজন। এ কমিটি দ্বারা পরিচালিত হবে বিদ্যালয়ের কাব কার্যক্রম। পদাধিকার বলে এ কমিটির সভাপতি হবেন এ বিদ্যালয়ের প্রধান শিক্ষক এবং সিনিয়র ইউনিট লিডার হবেন সম্পাদক এবং জুনিয়র ইউনিট লিডার হবেন সহকারী সম্পাদক। এছাড়া রয়েছে ছয়টি নির্বাচিত সদস্যপদ। এর মধ্যে দুইটি পদের জন্য নির্বাচিত হবেন কাব শিশুদের অভিভাবকদের মধ্যথেকে এবং দুইটি পদের জন্য নির্বাচিত হবেন বিদ্যুৎসাহী দাতাদের মধ্যথেকে এবং বাকী দুইটি পদে নির্বাচিত হবেন বিদ্যালয়ের শিক্ষকদের মধ্যথেকে। এই ছয়টি সদস্য পদ নির্বাচনের জন্য আপনাদের সার্বিক সহযোগিতা কামনা করছি।

    জনৈক ব্যক্তি- সভাপতি সাহেবের অনুমতি ক্রমে আমি কিছু বলতে চাই।

    সভাপতি- আপনি বলুন।

    জনৈক ব্যক্তি- আমি আব্দুল জলিল। এ কমিটির সদস্য হিসেবে অভিভাবকদের মধ্য থেকে আব্দুল জব্বার ভাইয়ের নাম প্রস্তাব করছি।

    ২য় ব্যক্তি- আমি আজাদুল ইসলাম। এ প্রস্তাব সমর্থন করছি।

    সকলে সমস্বরে- আমরা এ প্রস্তাব সমর্থন করি।(প্রস্তাবটি গৃহীত হলো)

    ৩য় ব্যক্তি- আমি মমতাজ বেগম। এ কমিটির সদস্য হিসেবে অভিভাবকদের মধ্যথেকে রহিমা আক্তার আপার নাম প্রস্তাব করছি।

    ৪র্থ ব্যক্তি- আমি জালাল উদ্দিন। এই প্রস্তাব সমর্থন করছি।

    সকলে সমস্বরে- আমরা এ প্রস্তাব সমর্থন করি। (প্রস্তাবটি গৃহীত হলো)

এভাবে দুইজন দাতা সদস্য ও দুইজন শিক্ষক সদস্য নির্বাচিত করে পূর্ণাঙ্গ গ্রুপ কমিটি গঠন করা যায়। রেজুলেশন খাতায় উপস্থিত সকলের নিকট সভা আরম্ভ হওয়ার আগেই একটি খাতা দেওয়া হয়। এতে উপস্থিত প্রত্যেকে একের পর এক নাম ও স্বাক্ষর দেবেন। নাম ও স্বাক্ষরের নিচে সভার আলোচ্য বিষয় উল্লেখ করে কার্যবিবরণীতে সভায় গৃহিত সিদ্ধান্ত সমূহ লিপিবদ্ধ করে একটি পূর্ণাঙ্গ গ্রুপ কমিটির ছক নিম্নরূপ লিপিবদ্ধ করা যায়।

(রেজুলেশন -১)

প্রতিষ্ঠানের নামঃ ......... সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয়

স্থান/ ঠিকানাঃ বিদ্যালয় অফিস কক্ষ

সময়ঃ ০১:০০ হতে ৩:০০ টা পর্যন্ত           তারিখঃ ...............

ক্রমিক নং	নাম	স্বাক্ষর
১	মোঃ আব্দুল জলিল
২	মোঃ মাজিদুর রহমান
৩	রকিবুর রহমান খান
৪	আব্দুস সামাদ
৫	মোঃ সোলায়মান
৬	আবুল হাসেম
৭	আজাদুল ইসলাম
৮	আব্দুল জব্বার
৯	অজিত চন্দ্র দাস
১০	অমূল্য চন্দ্র সরকার
১১	ফরহাদ
১২	ফজলুল হক
১৩	নবাব আলী
১৪	আসাদুজ্জামান
১৬	আবু সাইদ
১৭	রুহুল আমীন
১৮	রমেশ চন্দ্র শীল
১৯	রফিকুল ইসলাম
২০	রবিউল ইসলাম
২১	মমতাজ বেগম
২২	রহিমা আক্তার
২৩	মাজেদা বেগম
২৪	সমেলা বেগম
২৫	মল্লিকা আক্তার
২৬	ললিতা রানী পাল
২৭	সীমা রানী দাস
২৮	আফিয়া বেগম
২৯	ফজিলা বেগম
৩০	আনোয়ারা বেগম
৩১	ফরিদা বেগম
৩২	এবাদত হোসেন
৩৩	আব্দুল মালেক
৩৪	লিটন মিয়া
৩৫	লাল মিয়া
৩৬	জবেদ আলী

আলোচ্য বিষয়ঃ

    ১। নতুন গ্রুপ কমিটি গঠন।

    ২। বিবিধ।

         

         অদ্য ০৭/০১/২০১৬ ইং তারিখ সভাপতি মল্লিকা আক্তার সাহেবের সভাপতিত্বে সভার কাজ শুরু করা হয়।

         ১নং আলোচ্যসূচি অনুযায়ী সিনিয়র ইউনিট লিডার মোঃ আবুল বাশার খান উপস্থিত সকলের মাঝে কাব ইউনিট গঠন ও এর উদ্দেশ্য সম্পর্কে বলেন ও কাব কার্যক্রম পরিচালনার জন্য গ্রুপ কমিটি গঠনের নিয়মাবলি সকলকে অবহিত করেন। একটি ভালো গ্রুপ কমিটি গঠনের জন্য তিনি উপস্থিত সকলের সহযোগিতা কামনা করেন।

        প্রথমে সভায় উপস্থিত আব্দুল জলিল অভিভাবক সদস্য হিসেবে আব্দুল জব্বার এর নাম প্রস্তাব করেন। সর্বসম্মতিক্রমে তা গৃহীত হয়।

তারপর সভায় উপস্থিত মমতাজ বেগম অভিভাবক সদস্য হিসেবে রহিমা আক্তার এর নাম প্রস্তাব করেন। সর্বসম্মতিক্রমে তা গৃহীত হয়।

এবার সভায় উপস্থিত আব্দুল মালেক দাতা সদস্য হিসেবে রফিকুল ইসলাম এর নাম প্রস্তাব করেন এবং তা সর্বসম্মতিক্রমে গৃহীত হয়।

এবার সভায় উপস্থিত ফজলুল হক দাতা সদস্য হিসেবে নবাব আলী এর নাম প্রস্তাব করেন এবং তা সর্বসম্মতিক্রমে গৃহীত হয়।

সবশেষে কাব অনুরাগী ও সিনিয়র শিক্ষক আনোয়ারা বেগম এবং রুহুল আমীনের নাম প্রস্তাবিত হয় এবং সর্বসম্মতিক্রমে তা গৃহীত হয়।

পূর্ণাঙ্গ কমিটির তালিকা নিন্মে দেয়া হলঃ

 

ক্রমিক নং	নাম	পদবী
১	মল্লিকা আক্তার	সভাপতি
২	মোঃ আবুল বাশার খান	সম্পাদক
৩	লতিতা রানী পাল	সহকারী সম্পাদক
৪	আব্দুল জব্বার	অভিভাবক সদস্য
৫	রহিমা আক্তার	অভিভাবক সদস্য
৬	রফিকুল ইসলাম	দাতা সদস্য
৭	নবাব আলী	দাতা সদস্য
৮	আনোয়ারা বেগম	শিক্ষক সদস্য
৯	রুহুল আমীন	শিক্ষক সদস্য

         অদ্যকার সভায় আর কোনো আলোচনা না থা্কায় সভাপতি সাহেব সকলকে ধন্যবাদ জানিয়ে সভার সমাপ্তি ঘোষনা করেন।

সভাপতি

গ্রুপ কমিটি